Como implementar con éxito la facturación electrónica en tu empresa

facturacion_electronicaHoy la facturación electrónica es una realidad a la que se ven obligadas a sumarse una importante cantidad de empresas medianas y pequeñas de nuestro país. Sin embargo no sólo basta con cumplir con las exigencias tecnológicas de la legislación para lograr una exitosa implementación.

Por ello, es necesario que las empresas que deban adoptar este nuevo sistema tributario puedan identificar los aspectos importantes, para evitar que el proceso de implementación se convierta en algo tortuoso y complicado.

Lo importante es tener en cuenta que la factura electrónica es un beneficio real, que transforma un proceso ya obsoleto en el que se veía involucrada una alta carga manual que era muy improductiva. Con la nueva plataforma tributaria, esta necesidad de facturación se enmarca en una nueva dirección financiera que tiene acceso a la información en tiempo real sobre las cuentas por cobrar y pagar.

Más allá de un cambio técnico
Para que este proceso de implementación pueda alcanzar el éxito, es importante que la solución informática escogida (propia o contratada a un proveedor externo) permita la visibilidad del estado de las facturas electrónicas. El flujo de intercambio presente en esta modalidad requiere que se pueda acceder de forma fácil y expedita al amplio conjunto de soluciones con las que la plataforma cuenta.

Además, es importante contar con una conexión directa con los socios, garantizando el resguardo de la información y la confidencialidad de los datos de cada transacción que se ven involucrados en estos procesos.

Paralelo a esto, la solución informática escogida debe permitir un seguimiento completo y el control de los datos intercambiados. Con ello, la eficacia de la comunicación y la relación con los terceros se ve incrementada con esta nueva forma de facturar.

Como se ve, la implementación de la factura electrónica no tiene que ver con la aplicación de un cambio técnico, sino que es un desarrollo informático que exige a las empresas adaptarse y conocer a cabalidad los beneficios a los se les puede sacar provecho.

Repensando el carácter del soporte TI en las empresas

soporte_empresasEl área de soporte de las tecnologías de la información en las organizaciones es una clave fundamental para lograr los objetivos de servicio que muchas compañías quieren lograr como meta para los próximos años.

Sin embargo, un fenómeno curioso es que justamente muchas empresas se encuentran en un proceso de reajuste y la reducción de costos en sus plataformas de soporte puede terminar costándoles a la larga mucho más.

Una estructura dinámica en base a perfiles
En esta coyuntura, los especialistas en el área de informática explican que el desarrollo de TI debe mantener una estructura semejante a un mosaico, tomando en cuenta hardware y software a lo que siempre les faltan algunas actualizaciones, mientras que por otra parte los costos de mantenimiento suben y suben. Todo esto genera un difícil escenario para que las TI se diferencien en los servicios que se prestan al usuario final.

Por ello es que una de las propuestas para gestionar de mejor forma los servicios TI es plantearse desde la diferenciación y la atención personalizada a través de una distinción adecuada de los distintos perfiles de usuarios presentes en las empresas, que finalmente son a quienes apunta un servicio de soporte.

Estos perfiles de usuario pueden ir construyéndose a través de categorías como negocios, seguridad, papel del usuario, misión del negocio, patrones de trabajo, necesidades TI, riesgos de seguridad y conformidad.

Estructurar el trabajo del área de mantenimiento y soporte en base a perfiles de usuario puede llevar a gestionar de mejor forma los recursos de la empresa. El estructurar diferentes usuarios tipo ayuda a brindar información de forma más rápida, definir el nivel de soporte necesario según sea el caso administrar las acciones y el tiempo necesarios para cada ejecución.

Este enfoque de trabajo es ideal cuando las condiciones de la empresa no permiten desarrollar desde cero un nuevo servicio de soporte, pero sí se puede aprovechar los recursos existentes de otra forma.

4 maneras de innovar tu empresa

innovar_empresaLa gran competencia que existe en el mundo de los negocios actual, ha obligado a que los empresarios se vean en la necesidad de crear nuevas ideas, y por supuesto, la necesidad de innovar para poder evolucionar.

Un negocio es innovador es el que logra hacer que su público objetivo perciba su producto o servicio como de alto valor, y para ello se requiere de mucha dedicación. Asimismo la innovación permite que las empresas entren en el mercado, logren mayor rentabilidad, se mejora la relación con el cliente, aumenta el nivel de las ventas, mejora la imagen de la empresa,  y por sobre todo se logra que superen a la competencia.

Aspectos a tener en cuenta

1- La organización: Cambiar las formas de trabajar es muy óptimo, innovando en las responsabilidades, creando nuevos equipos de trabajo, reglas, o nuevos horarios de llegada enfocándose más en la productividad; de esta manera cada trabajador será responsable de cumplir con sus obligaciones en una fecha determinada.

Además puedes agregar mayor tecnología a la empresa, como por ejemplo con un sistema de turnos, que te permita planificar los turnos de los empleados de la manera más eficiente, optimizando los horarios y la distribución del personal de tu negocio.

2- El producto: Añadir la última tecnología a tus productos o servicios es un éxito casi asegurado, ya que la mayoría de las empresas buscan asombrar a los consumidores a través del la portada, del diseño, la funcionalidad o incluso de su marketing. Esto sucede porque la fachada de un producto es lo primero que las personas ven al buscar algo para comprar, y al ser atractivo es una compra asegurada.

3- Toma en cuenta las oportunidades: Lograr innovar en un mercado donde existe una demanda no atendida o que no está completamente satisfecha es la clave para llevara a cabo un negocio rentable. Es decir, que se debe innovar en servicios o productos que ninguna otra empresa posee.

4-El servicio: La forma como se atiende a los clientes es un factor fundamental en una empresa que ofrece servicios o productos, ya que en el caso de no tomar en cuenta este factor, el negocio no podrá fidelizar a los consumidores, y por ende jamás logrará un crecimiento sostenido en el tiempo.

La mejora continua como un pilar de valor

mejora_continuaLos trabajadores en una empresa son el motor de toda la actividad y procesos que se desarrollan en su interior. Por tanto, hay un esfuerzo especial en las empresas de gran tamaño por desarrollar estrategias de captación de aquellos elementos con mayor talento y capacidades especiales. La selección de personal pasa a ser una tarea decisiva y que por su complejidad requiere de muchas etapas y procesos.

Los esfuerzos no se detienen ahí, pues a la contratación le deben seguir distintas líneas de acción para retener y hacer del capital humano un valor por sí mismo. De ahí la importancia de generar estrategias para la retención, las que se tienen que adecuar respecto a la realidad del trabajo, el volumen de la empresa y la realidad que viven sus colaboradores.

Perfeccionamiento para el desarrollo del personal y de la empresa
La capacitación es uno de los caminos que muchos actores en la industria han seguido, ya que en sí pueden aprovecharse como una doble ventaja: la adquisición de conocimiento reporta dividendos tanto para el empleado como para el empleador. Existen pocos caminos de retención e incentivo de los que se pueda sacar tanto provecho.

En efecto, las facilidades para adquirir y actualizar conocimientos, como planes de estudio, postítulo, cursos, e-learning en ámbitos de gestión, administración incluso especializados como la capacitación ERP son algunos de los beneficios a los que más y más empresas se están sumando.

En definitiva, lo que las capacitaciones permiten es favorecer la operatividad y mayor creatividad con niveles de innovación muy valorados dentro del mundo empresarial.

Otro tanto ocurre por el lado de los trabajadores. Hoy en día, donde la educación es uno de los temas de mayor debate en la agenda pública, la posibilidad de perfeccionamiento es bien vista y muy valorada  entre los colaboradores.

 

El pilar tecnológico en la gestión de recursos humanos

recursos_humanosHoy la gestión de recursos humanos aparece como una de las áreas de vital importancia para las organizaciones, que se enfrentan a la necesidad de conocer a cabalidad qué es lo que ocurre en su interior. Esto lleva también a la necesidad de estar preparados para hacer frente a los desafíos que la nueva era digital nos impone en la realidad del día a día.

Es este el escenario sobre el que intenta dar luces un reciente estudio titulado “Evolución Tecnológica de los Recursos Humanos”, una medición a cargo de la multinacional Meta4 en cinco países de Iberoamérica (Argentina, Chile, Colombia, España y México) con el fin de evaluar el posicionamiento de empresas de estas naciones respecto de la penetración y la importancia de la tecnología en la administración de los recursos humanos.

Un nuevo escenario para la comunicación
Algunas de las conclusiones arrojadas por el estudio son las siguientes:

- Gran parte de las 340 empresas que fueron analizadas muestran un nivel adecuado en el uso de sistemas y herramientas de gestión, como SAP o la administración de un sistema de pago de remuneraciones. A pesar de ello, el nivel de inversión que representa esta área sigue siendo insuficiente. El presupuesto para TI de recursos humanos apenas llega a 1.5 por ciento.

- Si bien el talento se considera un bien de importancia, e incluso crítico, las medidas adoptadas para su optimización requieren de mejorar innumerables aspectos en gran parte de las empresas analizadas.

- Una parte importante de las organizaciones participantes del sondeo dio cuenta de mantener una estrategia de digitalización. Lo malo de esta situación es que esos esfuerzos no se encuentran enlazados a ningún objetivo de negocio, situación que se observa en un 51 por ciento de las empresas participantes.

- Se identifica una tendencia positiva hacia un mayor uso de herramientas tecnológicas de comunicación colaborativas, algo que se logra porque más de la mitad de las empresas encuestadas permite el uso y acceso a medios de comunicación alineados a sus políticas.

En qué se beneficia mi empresa al implementar la factura electrónica

empresa_facturaelectronicaEl uso de factura electrónica ya es una realidad en nuestro país, y desde agosto de 2016 las pymes y empresas de mayor tamaño deben utilizarla de manera obligada, esto según las disposiciones del Servicio de Impuestos Internos, que busca eliminar los trámites realizados en papel en su mayoría antes de 2018.

La base para este salto tecnológico se encuentra en la ley número 20.727, la que entró en vigencia durante el 2014 y que da origen a la normativa que rige este nuevo sistema.

Desde entonces, se estipula que aquellas empresas que hayan obtenido ingresos por ventas o servicios mayores que 2.400 UF y menores o iguales a un tope de 100.000 UF deben adoptar este nuevo formato de facturación. ¿Pero cuáles son los beneficios para quienes se cambian a la factura electrónica?

Optimización y agilización de trámites
El propio Servicio de Impuestos Internos detalla en su sitio web las principales ventajas:

- Posibilidad de verificar en línea la validez de los documentos tributarios electrónicos.

- Ahorro de los costos de impresión de talonarios y formularios, lo que va acompañado de menos costos de despacho y almacenamiento de documentos.

- Disminución del uso de timbres físicos de documentos, lo que representa un ahorro de tiempo, costos de traslado y espera.

- Se elimina el riesgo de pérdida de documentos, ya que estos quedan ingresados, indexados y visibles en todo momento en el nuevo sistema.

Desde el punto de vista de la eficacia y optimización de recursos para la eficiencia, la factura electrónica también entrega una gran ayuda a los contribuyentes de una serie de obligaciones que requerían tiempo y logística involucrados.

Los contribuyentes que pronto deban cambiarse a la factura electrónica, podrán vivir de cerca las ventajas y cambios que la nueva plataforma del Servicio de Impuestos Internos involucra. Una nueva realidad que ya está en nuestro país y que las pymes y emprendedores chilenos están conociendo.

 

 

Las claves del éxito empresarial

claves_exitoSi estás pensando en comenzar un negocio debes saber que solo con reunir al personal adecuado y realizar el trabajo no es suficiente, pues es necesario que se sigan algunas claves para que se logre el éxito empresarial, y que se puedan tener ganancias lo antes posible.

El camino para alcanzar el éxito varía en función de los factores como el sector comercial, la naturaleza del producto y las expectativas del negocio. No obstante independientemente de la diversidad, de igual manera es posible determinar algunos factores claves que ayudarán a alcanzar el éxito en cualquier negocio.

Principales factores

-Para que cualquier proyecto pueda prosperar, es necesario que exista pasión por lo que se hace, lo que implica tener gusto, placer o satisfacción personal y saber que lo que se hace llena todas tus expectativas.

-Debe conocer a su mercado en el que quiere desenvolverse, lo que implica investigar sobre los competidores, los ciclos de producción y los precios.

-Si bien una empresa puede ofrecer productos a varios mercados, una mirada exitosa de un emprendedor centrará la mirada sobre los nichos de los consumidores que le interesan para que de esta manera no se pierda el foco principal de la empresa.

- Innovación y tecnología es un factor muy importante porque permite que se trabaje de manera más eficiente, un ejemplo claro de esto es un screensaver corporativo, que aprovechando la la inactividad de los computadores, utiliza las pantallas como forma de comunicación, lo que ayuda a mejorar la comunicación interna pues todos se mantienen informados sobre los acontecimientos de la empresa.

-La perseverancia es muy importante, porque muchos obstáculos comenzarán en el camino hacia el posicionamiento, pues la competencia es tan dura que solo sobrevive el más fuerte. La clave para esta situación no es más que ser perseverante, insistir y no renunciar jamás.

4 maneras de mejorar el clima laboral empresarial

mejorar_climalaboralEn una empresa se debe tener claro que quienes la componen son personas, por lo que la forma en la que se relacionan debe ser siempre la más óptima, sin importar su tamaño, ni si está compuesto por un número reducido de trabajadores; el clima laboral siempre debe ser bueno para que las labores se puedan realizar de excelente forma.

Para esto no necesitas gastar en grandes regalos tecnológicos, ni en juegos de salón para que se diviertan en la hora de almuerzo sino que existen estrategias muy simples y de bajo costo que puedes adoptar para mejorar considerablemente el ambiente laboral empresarial.

Algunos consejos

1- Instala una cafetera en un lugar donde los miembros puedan reunirse a conversar,  pues es la bebida más popular en los espacios de trabajo debido a sus propiedades naturales energizantes, además puedes añadir jugos y una máquina que filtre agua fría y helada.

2- Invierte en un diario mural digital que será de ayuda para todo el personal pues permite informarlos de los últimos acontecimientos de la empresa en tiempo real, y lo mejor es que se puede hacer de forma entretenida, ya sea con imágenes, videos o comerciales. Asimismo es muy útil para las empresas donde no todos trabajan con computador pues permite que el contenido llegue a todos al instalarse en un lugar estratégico.

3- Decora el lugar de trabajo porque eso influye en la productividad y en la motivación de los empleados, para ello lo más recomendable es pintar las paredes de colores cálidos como el naranja o rojo. En el caso de que te parezca un poco estresante, puedes optar por colores como el verde o azul que relajan.

También puedes adornar las paredes con imágenes inspiradoras, colgar posters atractivos que expresen la misión y visión de la empresa. O bien colgar pizarrones para que los trabajadores puedan compartir pensamientos o simplemente haciendo dibujos.

4- Impulsa a las actividades fuera de la oficina para motivarlos y mejorar aún más las relaciones entre los miembros. Estas pueden ser comidas, partido de fútbol, o reuniones al aire libre.

 

Ventajas de contar con un soporte técnico

ventajas_soporteEn una empresa donde se brindan servicios al público es fundamental que se ofrezca un soporte porque lo que realmente lo que diferencia a una empresa de la otra es la atención que ofrece a sus clientes, especialmente si es del área tecnológica porque otorga seguridad y confianza.

Cuando el servicio post venta es deficiente se suelen tener problemas que causan la molestia de los clientes con el personal y por sobre todo con la marca, las que se caracterizan con: dar respuestas equivocadas, trabajadores que contestan como si fueran robots, abandono total de sus funciones los fines de semanas y festivos (que es cuando más se precisa de ayuda), mails que nunca son contestados, y una total falta de empatía con los problemas de los clientes.

Todos estos problemas han causado que las grandes empresas deban dedicar aún más tiempo al área de soporte, el que idealmente debe ser rápido, amable y eficaz.

Cómo conseguirlo

Para lograr una buena atención al cliente en el área de soporte se debe recordar que ellos tienen una necesidad insatisfecha, es por ello que van a dejar el producto en sus manos. A lo que ustedes responden con una rápida atención, no obstante esto no es la mejor forma de proceder, pues todo cliente considera que su equipo es muy valioso y será mucho más eficiente que se le informe qué harán con él.

Se le debe explicar al cliente que los técnicos van a examinar su producto para saber dónde están las fallas, y que tan pronto como se hayan detectado y estimado las reparaciones correspondientes, se le llamará con el presupuesto.

En el caso de que la falla sea detectada en el momento, y el producto solo precisa de un chequeo de rutina, también debe explicarse al cliente qué es lo que se hará con el equipo.

Es importante mencionar que al momento de dar explicaciones al cliente, no se le debe subestimar, pero tampoco debe hacerse con un lenguaje tan técnico que cause que la persona no entienda nada.

Cómo mejorar la comunicación interna de una empresa

comunicación_internaLa comunicación interna es una estrategia muy útil para las empresas porque ayuda a mejorar las relaciones entre los miembros a través de distintos medios que los mantienen informados y motivados para seguir contribuyendo con su trabajo con el objetivo de que vayan alineados con los logros de los objetivos organizacionales.

Para lograr esto en tu empresa debes seguir leyendo, porque a continuación te contaremos cómo lograrlo.

Algunos consejos

1- En primer lugar debes identificar las barreras de comunicación que existen en tu empresa, porque son obstáculos que están impidiendo el correcto flujo de trabajo.

2- Se debe crear una cultura comunicativa y se debe informar a todo el personal para que todos la conozcan y puedan implementarla.

3- Es necesario que para que haya una óptima comunicación  exista un buen clima laboral, es por ello que la empresa debe destinar mucho esfuerzo para que el clima sea efectivo y que ayude a mejorar las relaciones entre trabajadores.

4- Es importante que todos los trabajadores sean tratados de igual manera, teniendo en cuenta sus características personales sin crear discriminaciones, valorando las sugerencias de cada uno y premiar o felicitar públicamente a los que dieron buenas ideas.

5- Se debe mantener  a los trabajadores informados y para ello la comunicación interna es fundamental, pues permite que todos sepan lo que ocurre al interior de la empresa, de modo que puedan dirigir sus objetivos hacia la misma dirección.

6- Se debe crear un círculo de calidad, que consiste en que los grupos de trabajo se reúnan con el fin de discutir el funcionamiento de la empresa, discutan y propongan soluciones que existan o que podrían surgir. Asimismo es fundamental que se realicen reuniones semanales, o mensuales para que se haga un seguimiento de las funciones; y aunque muchos puedan pensar que es una pérdida de tiempo, esto es muy útil porque fomenta el trabajo en equipo.

Entérese por qué debe tener dominio y hosting en su empresa

empresa_hosting¿Sueles oír sobre hosting, dominio, páginas webs, y sientes que están hablando en otro idioma? Ante esto debes saber que son términos muy útiles en lo que se refiere a las empresas, porque permite que sea más conocida, y por sobre todo que obtengas más ventas que del método tradicional.

Debido a la importancia que tiene en el mundo tecnológico de hoy, a continuación les explicaremos en detalle de qué se tratan para que pueda aplicarlos y utilizarlos en su vida.

En primer lugar debes saber que el dominio de una página es el que permite que identifiques tu marca en el mundo de Internet, es decir que es el nombre por el cual todos te conocerán.

Ahora bien, es posible contar con variados dominios con todas las terminaciones que deseemos -ya sean .com, .net, .org, etc.-

Es posible registrar un dominio sin tener una página web, pero esto es útil solo para las empresas que no desean desarrollar ningún proyecto web, y destinar sus estrategias en revender.

La importancia del hosting

Un hosting es el servicio que permite publicar tu propia página web, es decir que para poder dar a conocer tu empresa al mundo de Internet es preciso contar con un servicio de hosting  que te dará acceso a un servidor que estará siempre conectado. Es preciso mencionar que cuando se tiene un hosting, te ofrecen una pequeña parte del disco duro que tiene el servidor para poder publicar las páginas web, y de esta manera cada sitio tendrá su propio alojamiento de dominio,  así como también sus propias direcciones de email.

Idealmente es mejor que se registre el dominio y el servicio de hosting en el mismo lugar, no obstante es posible hacerlo inclusive en países distintos, lo importante es que se deben redirigir los DNS para que apunten a los servidores de tu hosting.