Conozca los beneficios de la comunicación digital en las empresas

La comunicación es la capacidad que tienen los humanos de entenderse uno al otro y la comunicación digital se basa en la misma premisa, pero el entendimiento se genera a través de las nuevas tecnologías.

Antiguamente, la comunicación entre seres humanos se realizaba de otras maneras a como la conocemos hoy. Las señas, señales, claves o teléfonos fijos eran los principales medios que tenía la humanidad para contactarse.

La llegada de Internet

Hoy, con la llegada de Internet en todos los procesos de la vida, la comunicación ha cambiado y ha llegado a mutar a una comunicación digital. Este tipo de comunicación es más ágil, rápida y eficaz al momento de conectar con personas que no están en el mismo espacio físico.

La comunicación digital entrega variadas ventajas a una empresa. La comunicación se realiza con mayor rapidez, se puede trabajar en conjunto en un documento o proyecto sin necesariamente estar en el mismo lugar y decenas de otros beneficios. Hoy en día, no es posible tener una empresa o negocio sin adherirse a la comunicación digital.

La comunicación digital no son solo elaborados softwares o sistemas instalados en empresas, si no que también son las aplicaciones de celular a través de las cuales con comunicamos con inmediatez absoluta con el resto de los trabajadores por temas laborales o cercanos por temas personales.

En definitiva, las ventajas de la comunicación digital para una empresa se pueden medir fácilmente: la velocidad de transmisión es mucho más rápida, los costos bajan notoriamente y se puede saber con certeza si un mensaje llegó a su destino final.

La importancia de un ERP

Al crear una empresa son muchos los consejos y datos que se reciben por parte de los expertos y quienes lo hicieron antes. Uno de estos es que es importante contar con un ERP en la organización. Pero, ¿qué es un ERP? Según la sigla en inglés: enterprise resource planning o planificación de recursos empresariales.

Un ERP es un conjunto de sistemas de información que permite integrar algunas de las operaciones de una empresa, tales como la producción, los envíos, la contabilidad, el inventario y la logística de los procesos con los que necesitamos cumplir. Es decir, es un solo sistema con una base de datos centralizado que colabora con el monitoreo de las tareas de las áreas antes mencionadas.

La importancia de contar con un ERP en una empresa es vital. Esto de debe a que poder manejar ciertos procesos desde un ERP colabora con apoyar a los clientes de la empresa, entregar respuestas y soluciones en corto plazo y al mismo tiempo, poder manejar de manera eficiente y eficaz la información interna para tomar decisiones indicadas y minimizar los costos.

Qué ERP elegir

Hoy, los sistemas de planificación de recursos empresariales se adaptan a todo tipo de empresa y deben ser elegidos según el tamaño, el tipo, los servicios o productos y recursos, entre otros, que posee la organización.

Actualmente, el mercado ofrece dos grandes grupos de softwares de solución para satisfacer las necesidades de una empresa. El primero, son los ERPs verticales, que son adaptados para una determinada industria para responder a necesidades puntuales de ésta. El segundo grupo son los ERPs horizontales y se pueden utilizar en cualquier tipo de empresa debido a que entregar la alternativa de poder ser adaptados a un determinado conjunto de características, según las necesidades.

Conoce la nueva ley de factura electrónica

Una factura electrónica es un documento emitido por el Servicio de Impuestos Internos que funciona como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes y que reemplaza a la factura tradicional en papel.

El 1 de agosto de 2016 venció el plazo para que las pequeñas y medianas empresas urbanas se sumaran al sistema de facturación electrónica. ¿Qué significa eso?, que de acuerdo a la Ley 20.727 es obligatorio el uso de la factura electrónica, junto a otros documentos tributarios electrónicos como liquidación factura, notas de débito y crédito y factura de compra.

En el caso de las pequeñas y medianas empresas rurales, este plazo se cierra el 1 de febrero de 2017.

¿Cuáles son las pequeñas y medianas empresas? Todas aquellas con ingresos mayores a 2.400 UF y menores a 100.000 UF.

Los plazos que tienen las compañías para adoptar este cambio dependen de sus ingresos anuales por ventas y servicios; y de su ubicación, por ejemplo, si esta corresponde a una zona urbana o rural. De hecho, las grandes empresas – aquellas con ingresos anuales por ventas y servicios en el último año calendario que superen las 100.000 UF – ya tienen implementada la factura electrónica desde el 1 de noviembre de 2014.

En tanto, las microempresas – con ingresos anuales por ventas y servicios en el último año calendario menores a 2400 UF- tienen plazo hasta el 1 de febrero de 2017, en el caso de las urbanas, y el 1 de febrero de 2018, si son rurales.

Las excepciones

La Ley 20.727 considera algunas situaciones donde se libera de la obligatoriedad de implementar la factura electrónica. Estas son:

– Estar sin cobertura de internet
– No poseer acceso a la energía eléctrica
– Ser decretado como zona de catástrofe (Ley 16.282)
– Casos especiales autorizados por resolución fundada del SII

Expanda su negocio con estos simples consejos

Si bien es cierto que comenzar con un negocio es una labor compleja, exigente y difícil, los expertos aseguran que el reto más grande es tratar de expandirlo, y por sobre todo hacerlo de manera continua. Para esto, es esencial entender que siempre hay nuevos públicos a los cuales llegar, por lo que la producción puede ser más eficiente y el beneficio puede ser mayor a lo que es en la actualidad.
A continuación te daremos una serie de consejos que te ayudarán a hacer crecer tu negocio de manera expansiva, así como también de potenciar las oportunidades de éxito.
Algunas recomendaciones
-En primer lugar debes dividir el año en 4 partes, y en cada uno debes hacer un plan de negocio realista. Gracias a esto será posible que percibas la evolución de tu empresa de manera más clara, además podrás detectar tus fortalezas y puntos débiles.
-Para atraer al público objetivo, es preciso que conozcas a la perfección sus hábitos y necesidades. Esto debe estar actualizándose constantemente porque los gustos de las personas suelen cambiar con bastante rapidez debido a la inmediatez y al exceso de publicidad que abunda en los medios digitales.
-Crea múltiples estrategias de marketing para que el mensaje pueda llegar a mayor cantidad de público. Estos pueden dividirse entre el marketing tradicional y el online.
-Mantente actualizado sobre las noticias y las últimas tendencias del área de tu empresa. Lo más recomendable es estar constantemente leyendo sobre el tema, entrar en blogs sobre el área o seguir a expertos para aprender un poco sobre ellos.
-La retención del cliente es muy importante porque te garantiza que sigan volviendo por más, y que corran la voz con sus amistades sobre la marca. Esto es una estrategia clave para lograr el mantenimiento y la evolución de las ventas.

Por qué es necesario contar con un sistema de pago de remuneraciones

Cuando se da inicio a una gran inversión, sobre todo si se trata de una pequeña y mediana empresa, generalmente se comienza haciendo de todo un poco; desde las funciones gerenciales hasta las operativas. Sin embargo, una vez que se empieza a crecer, las tareas comienzan a diversificarse, aumentando la carga laboral y el número de personal contratado.

Es así como comienzan a aparecer conceptos como liquidaciones de sueldo, contratos, nóminas, fichas de empleados, historial de pagos, cálculos de retenciones y un sinnúmero de papeleo que no siempre es simple de sobrellevar y entender. A estas alturas ya será necesario contar un sistema de pago de remuneraciones adecuado que pueda generar todos estos procesos sin cometer errores.

Recordar que los trabajadores son pieza fundamental de una empresa y es preciso llevar todos sus asuntos en completo orden, ya que esto también permite optimizar los recursos y ahorrar tiempo.

Existen variadas alternativas tecnológicas para realizar esta labor, muchas empresas que ofrecen software que permiten organizar el asunto de la mejor manera y cumplir con lo que dictan las leyes laborales chilenas.

¿Qué dice la legislación chilena?

De conformidad con lo establecido en el artículo 54 del Código del Trabajo las remuneraciones deben pagarse en moneda de curso legal y sólo a solicitud del trabajador se pueden pagar con cheque o vale vista bancario a su nombre. Asimismo, no existe inconveniente jurídico para que el empleador, a solicitud de sus trabajadores les pague sus remuneraciones a través del sistema de cajeros automáticos de Redbanc siempre que los dependientes puedan disponer oportunamente del monto depositado.

Respecto a las liquidaciones de sueldo, no existiría inconveniente legal para que el empleador entregue a los dependientes el comprobante de pago de remuneraciones por Internet.

Como implementar con éxito la facturación electrónica en tu empresa

facturacion_electronicaHoy la facturación electrónica es una realidad a la que se ven obligadas a sumarse una importante cantidad de empresas medianas y pequeñas de nuestro país. Sin embargo no sólo basta con cumplir con las exigencias tecnológicas de la legislación para lograr una exitosa implementación.

Por ello, es necesario que las empresas que deban adoptar este nuevo sistema tributario puedan identificar los aspectos importantes, para evitar que el proceso de implementación se convierta en algo tortuoso y complicado.

Lo importante es tener en cuenta que la factura electrónica es un beneficio real, que transforma un proceso ya obsoleto en el que se veía involucrada una alta carga manual que era muy improductiva. Con la nueva plataforma tributaria, esta necesidad de facturación se enmarca en una nueva dirección financiera que tiene acceso a la información en tiempo real sobre las cuentas por cobrar y pagar.

Más allá de un cambio técnico
Para que este proceso de implementación pueda alcanzar el éxito, es importante que la solución informática escogida (propia o contratada a un proveedor externo) permita la visibilidad del estado de las facturas electrónicas. El flujo de intercambio presente en esta modalidad requiere que se pueda acceder de forma fácil y expedita al amplio conjunto de soluciones con las que la plataforma cuenta.

Además, es importante contar con una conexión directa con los socios, garantizando el resguardo de la información y la confidencialidad de los datos de cada transacción que se ven involucrados en estos procesos.

Paralelo a esto, la solución informática escogida debe permitir un seguimiento completo y el control de los datos intercambiados. Con ello, la eficacia de la comunicación y la relación con los terceros se ve incrementada con esta nueva forma de facturar.

Como se ve, la implementación de la factura electrónica no tiene que ver con la aplicación de un cambio técnico, sino que es un desarrollo informático que exige a las empresas adaptarse y conocer a cabalidad los beneficios a los se les puede sacar provecho.

Repensando el carácter del soporte TI en las empresas

soporte_empresasEl área de soporte de las tecnologías de la información en las organizaciones es una clave fundamental para lograr los objetivos de servicio que muchas compañías quieren lograr como meta para los próximos años.

Sin embargo, un fenómeno curioso es que justamente muchas empresas se encuentran en un proceso de reajuste y la reducción de costos en sus plataformas de soporte puede terminar costándoles a la larga mucho más.

Una estructura dinámica en base a perfiles
En esta coyuntura, los especialistas en el área de informática explican que el desarrollo de TI debe mantener una estructura semejante a un mosaico, tomando en cuenta hardware y software a lo que siempre les faltan algunas actualizaciones, mientras que por otra parte los costos de mantenimiento suben y suben. Todo esto genera un difícil escenario para que las TI se diferencien en los servicios que se prestan al usuario final.

Por ello es que una de las propuestas para gestionar de mejor forma los servicios TI es plantearse desde la diferenciación y la atención personalizada a través de una distinción adecuada de los distintos perfiles de usuarios presentes en las empresas, que finalmente son a quienes apunta un servicio de soporte.

Estos perfiles de usuario pueden ir construyéndose a través de categorías como negocios, seguridad, papel del usuario, misión del negocio, patrones de trabajo, necesidades TI, riesgos de seguridad y conformidad.

Estructurar el trabajo del área de mantenimiento y soporte en base a perfiles de usuario puede llevar a gestionar de mejor forma los recursos de la empresa. El estructurar diferentes usuarios tipo ayuda a brindar información de forma más rápida, definir el nivel de soporte necesario según sea el caso administrar las acciones y el tiempo necesarios para cada ejecución.

Este enfoque de trabajo es ideal cuando las condiciones de la empresa no permiten desarrollar desde cero un nuevo servicio de soporte, pero sí se puede aprovechar los recursos existentes de otra forma.

4 maneras de innovar tu empresa

innovar_empresaLa gran competencia que existe en el mundo de los negocios actual, ha obligado a que los empresarios se vean en la necesidad de crear nuevas ideas, y por supuesto, la necesidad de innovar para poder evolucionar.

Un negocio es innovador es el que logra hacer que su público objetivo perciba su producto o servicio como de alto valor, y para ello se requiere de mucha dedicación. Asimismo la innovación permite que las empresas entren en el mercado, logren mayor rentabilidad, se mejora la relación con el cliente, aumenta el nivel de las ventas, mejora la imagen de la empresa,  y por sobre todo se logra que superen a la competencia.

Aspectos a tener en cuenta

1- La organización: Cambiar las formas de trabajar es muy óptimo, innovando en las responsabilidades, creando nuevos equipos de trabajo, reglas, o nuevos horarios de llegada enfocándose más en la productividad; de esta manera cada trabajador será responsable de cumplir con sus obligaciones en una fecha determinada.

Además puedes agregar mayor tecnología a la empresa, como por ejemplo con un sistema de turnos, que te permita planificar los turnos de los empleados de la manera más eficiente, optimizando los horarios y la distribución del personal de tu negocio.

2- El producto: Añadir la última tecnología a tus productos o servicios es un éxito casi asegurado, ya que la mayoría de las empresas buscan asombrar a los consumidores a través del la portada, del diseño, la funcionalidad o incluso de su marketing. Esto sucede porque la fachada de un producto es lo primero que las personas ven al buscar algo para comprar, y al ser atractivo es una compra asegurada.

3- Toma en cuenta las oportunidades: Lograr innovar en un mercado donde existe una demanda no atendida o que no está completamente satisfecha es la clave para llevara a cabo un negocio rentable. Es decir, que se debe innovar en servicios o productos que ninguna otra empresa posee.

4-El servicio: La forma como se atiende a los clientes es un factor fundamental en una empresa que ofrece servicios o productos, ya que en el caso de no tomar en cuenta este factor, el negocio no podrá fidelizar a los consumidores, y por ende jamás logrará un crecimiento sostenido en el tiempo.

La mejora continua como un pilar de valor

mejora_continuaLos trabajadores en una empresa son el motor de toda la actividad y procesos que se desarrollan en su interior. Por tanto, hay un esfuerzo especial en las empresas de gran tamaño por desarrollar estrategias de captación de aquellos elementos con mayor talento y capacidades especiales. La selección de personal pasa a ser una tarea decisiva y que por su complejidad requiere de muchas etapas y procesos.

Los esfuerzos no se detienen ahí, pues a la contratación le deben seguir distintas líneas de acción para retener y hacer del capital humano un valor por sí mismo. De ahí la importancia de generar estrategias para la retención, las que se tienen que adecuar respecto a la realidad del trabajo, el volumen de la empresa y la realidad que viven sus colaboradores.

Perfeccionamiento para el desarrollo del personal y de la empresa
La capacitación es uno de los caminos que muchos actores en la industria han seguido, ya que en sí pueden aprovecharse como una doble ventaja: la adquisición de conocimiento reporta dividendos tanto para el empleado como para el empleador. Existen pocos caminos de retención e incentivo de los que se pueda sacar tanto provecho.

En efecto, las facilidades para adquirir y actualizar conocimientos, como planes de estudio, postítulo, cursos, e-learning en ámbitos de gestión, administración incluso especializados como la capacitación ERP son algunos de los beneficios a los que más y más empresas se están sumando.

En definitiva, lo que las capacitaciones permiten es favorecer la operatividad y mayor creatividad con niveles de innovación muy valorados dentro del mundo empresarial.

Otro tanto ocurre por el lado de los trabajadores. Hoy en día, donde la educación es uno de los temas de mayor debate en la agenda pública, la posibilidad de perfeccionamiento es bien vista y muy valorada  entre los colaboradores.

 

El pilar tecnológico en la gestión de recursos humanos

recursos_humanosHoy la gestión de recursos humanos aparece como una de las áreas de vital importancia para las organizaciones, que se enfrentan a la necesidad de conocer a cabalidad qué es lo que ocurre en su interior. Esto lleva también a la necesidad de estar preparados para hacer frente a los desafíos que la nueva era digital nos impone en la realidad del día a día.

Es este el escenario sobre el que intenta dar luces un reciente estudio titulado “Evolución Tecnológica de los Recursos Humanos”, una medición a cargo de la multinacional Meta4 en cinco países de Iberoamérica (Argentina, Chile, Colombia, España y México) con el fin de evaluar el posicionamiento de empresas de estas naciones respecto de la penetración y la importancia de la tecnología en la administración de los recursos humanos.

Un nuevo escenario para la comunicación
Algunas de las conclusiones arrojadas por el estudio son las siguientes:

– Gran parte de las 340 empresas que fueron analizadas muestran un nivel adecuado en el uso de sistemas y herramientas de gestión, como SAP o la administración de un sistema de pago de remuneraciones. A pesar de ello, el nivel de inversión que representa esta área sigue siendo insuficiente. El presupuesto para TI de recursos humanos apenas llega a 1.5 por ciento.

– Si bien el talento se considera un bien de importancia, e incluso crítico, las medidas adoptadas para su optimización requieren de mejorar innumerables aspectos en gran parte de las empresas analizadas.

– Una parte importante de las organizaciones participantes del sondeo dio cuenta de mantener una estrategia de digitalización. Lo malo de esta situación es que esos esfuerzos no se encuentran enlazados a ningún objetivo de negocio, situación que se observa en un 51 por ciento de las empresas participantes.

– Se identifica una tendencia positiva hacia un mayor uso de herramientas tecnológicas de comunicación colaborativas, algo que se logra porque más de la mitad de las empresas encuestadas permite el uso y acceso a medios de comunicación alineados a sus políticas.

En qué se beneficia mi empresa al implementar la factura electrónica

empresa_facturaelectronicaEl uso de factura electrónica ya es una realidad en nuestro país, y desde agosto de 2016 las pymes y empresas de mayor tamaño deben utilizarla de manera obligada, esto según las disposiciones del Servicio de Impuestos Internos, que busca eliminar los trámites realizados en papel en su mayoría antes de 2018.

La base para este salto tecnológico se encuentra en la ley número 20.727, la que entró en vigencia durante el 2014 y que da origen a la normativa que rige este nuevo sistema.

Desde entonces, se estipula que aquellas empresas que hayan obtenido ingresos por ventas o servicios mayores que 2.400 UF y menores o iguales a un tope de 100.000 UF deben adoptar este nuevo formato de facturación. ¿Pero cuáles son los beneficios para quienes se cambian a la factura electrónica?

Optimización y agilización de trámites
El propio Servicio de Impuestos Internos detalla en su sitio web las principales ventajas:

– Posibilidad de verificar en línea la validez de los documentos tributarios electrónicos.

– Ahorro de los costos de impresión de talonarios y formularios, lo que va acompañado de menos costos de despacho y almacenamiento de documentos.

– Disminución del uso de timbres físicos de documentos, lo que representa un ahorro de tiempo, costos de traslado y espera.

– Se elimina el riesgo de pérdida de documentos, ya que estos quedan ingresados, indexados y visibles en todo momento en el nuevo sistema.

Desde el punto de vista de la eficacia y optimización de recursos para la eficiencia, la factura electrónica también entrega una gran ayuda a los contribuyentes de una serie de obligaciones que requerían tiempo y logística involucrados.

Los contribuyentes que pronto deban cambiarse a la factura electrónica, podrán vivir de cerca las ventajas y cambios que la nueva plataforma del Servicio de Impuestos Internos involucra. Una nueva realidad que ya está en nuestro país y que las pymes y emprendedores chilenos están conociendo.