Por qué es necesario contar con un sistema de pago de remuneraciones

Cuando se da inicio a una gran inversión, sobre todo si se trata de una pequeña y mediana empresa, generalmente se comienza haciendo de todo un poco; desde las funciones gerenciales hasta las operativas. Sin embargo, una vez que se empieza a crecer, las tareas comienzan a diversificarse, aumentando la carga laboral y el número de personal contratado.

Es así como comienzan a aparecer conceptos como liquidaciones de sueldo, contratos, nóminas, fichas de empleados, historial de pagos, cálculos de retenciones y un sinnúmero de papeleo que no siempre es simple de sobrellevar y entender. A estas alturas ya será necesario contar un sistema de pago de remuneraciones adecuado que pueda generar todos estos procesos sin cometer errores.

Recordar que los trabajadores son pieza fundamental de una empresa y es preciso llevar todos sus asuntos en completo orden, ya que esto también permite optimizar los recursos y ahorrar tiempo.

Existen variadas alternativas tecnológicas para realizar esta labor, muchas empresas que ofrecen software que permiten organizar el asunto de la mejor manera y cumplir con lo que dictan las leyes laborales chilenas.

¿Qué dice la legislación chilena?

De conformidad con lo establecido en el artículo 54 del Código del Trabajo las remuneraciones deben pagarse en moneda de curso legal y sólo a solicitud del trabajador se pueden pagar con cheque o vale vista bancario a su nombre. Asimismo, no existe inconveniente jurídico para que el empleador, a solicitud de sus trabajadores les pague sus remuneraciones a través del sistema de cajeros automáticos de Redbanc siempre que los dependientes puedan disponer oportunamente del monto depositado.

Respecto a las liquidaciones de sueldo, no existiría inconveniente legal para que el empleador entregue a los dependientes el comprobante de pago de remuneraciones por Internet.

Repensando el carácter del soporte TI en las empresas

soporte_empresasEl área de soporte de las tecnologías de la información en las organizaciones es una clave fundamental para lograr los objetivos de servicio que muchas compañías quieren lograr como meta para los próximos años.

Sin embargo, un fenómeno curioso es que justamente muchas empresas se encuentran en un proceso de reajuste y la reducción de costos en sus plataformas de soporte puede terminar costándoles a la larga mucho más.

Una estructura dinámica en base a perfiles
En esta coyuntura, los especialistas en el área de informática explican que el desarrollo de TI debe mantener una estructura semejante a un mosaico, tomando en cuenta hardware y software a lo que siempre les faltan algunas actualizaciones, mientras que por otra parte los costos de mantenimiento suben y suben. Todo esto genera un difícil escenario para que las TI se diferencien en los servicios que se prestan al usuario final.

Por ello es que una de las propuestas para gestionar de mejor forma los servicios TI es plantearse desde la diferenciación y la atención personalizada a través de una distinción adecuada de los distintos perfiles de usuarios presentes en las empresas, que finalmente son a quienes apunta un servicio de soporte.

Estos perfiles de usuario pueden ir construyéndose a través de categorías como negocios, seguridad, papel del usuario, misión del negocio, patrones de trabajo, necesidades TI, riesgos de seguridad y conformidad.

Estructurar el trabajo del área de mantenimiento y soporte en base a perfiles de usuario puede llevar a gestionar de mejor forma los recursos de la empresa. El estructurar diferentes usuarios tipo ayuda a brindar información de forma más rápida, definir el nivel de soporte necesario según sea el caso administrar las acciones y el tiempo necesarios para cada ejecución.

Este enfoque de trabajo es ideal cuando las condiciones de la empresa no permiten desarrollar desde cero un nuevo servicio de soporte, pero sí se puede aprovechar los recursos existentes de otra forma.

En qué se beneficia mi empresa al implementar la factura electrónica

empresa_facturaelectronicaEl uso de factura electrónica ya es una realidad en nuestro país, y desde agosto de 2016 las pymes y empresas de mayor tamaño deben utilizarla de manera obligada, esto según las disposiciones del Servicio de Impuestos Internos, que busca eliminar los trámites realizados en papel en su mayoría antes de 2018.

La base para este salto tecnológico se encuentra en la ley número 20.727, la que entró en vigencia durante el 2014 y que da origen a la normativa que rige este nuevo sistema.

Desde entonces, se estipula que aquellas empresas que hayan obtenido ingresos por ventas o servicios mayores que 2.400 UF y menores o iguales a un tope de 100.000 UF deben adoptar este nuevo formato de facturación. ¿Pero cuáles son los beneficios para quienes se cambian a la factura electrónica?

Optimización y agilización de trámites
El propio Servicio de Impuestos Internos detalla en su sitio web las principales ventajas:

– Posibilidad de verificar en línea la validez de los documentos tributarios electrónicos.

– Ahorro de los costos de impresión de talonarios y formularios, lo que va acompañado de menos costos de despacho y almacenamiento de documentos.

– Disminución del uso de timbres físicos de documentos, lo que representa un ahorro de tiempo, costos de traslado y espera.

– Se elimina el riesgo de pérdida de documentos, ya que estos quedan ingresados, indexados y visibles en todo momento en el nuevo sistema.

Desde el punto de vista de la eficacia y optimización de recursos para la eficiencia, la factura electrónica también entrega una gran ayuda a los contribuyentes de una serie de obligaciones que requerían tiempo y logística involucrados.

Los contribuyentes que pronto deban cambiarse a la factura electrónica, podrán vivir de cerca las ventajas y cambios que la nueva plataforma del Servicio de Impuestos Internos involucra. Una nueva realidad que ya está en nuestro país y que las pymes y emprendedores chilenos están conociendo.

Otras ventajas de la facturación digital

Sabidas son las enormes ventajas de la facturación electrónica, pero vale la pena recordar algunos beneficios que no siempre se tienen a la mano, para bien de tu empresa y del sistema ERP que desees implementar:

a) Gracias a los controles que tiene integrado el sistema, el cual se encarga de supervisar ventas, inventarios y la contabilidad, la transparencia para los usuarios es uno de los puntos clave que ofrece el sistema.
b) La compatibilidad debe ser una clave para la facturación electrónica. Por ejemplo, que se tenga la posibilidad que cualquier documento relacionado con el proceso de venta, pueda ser generado en formato XML.
c) Lo ideal es que cuando se realice la facturación electrónica, se genere un canal de comunicación que sea capaz de enviar y recibir todo tipo de documentos fiscales financieros.

d) El ahorro de los costos de impresión de talonarios y formularios, lo que va acompañado de menos costos de despacho y almacenamiento de documentos, por supuesto, debe ser mencionado.

 

 

 

Entérese por qué debe tener dominio y hosting en su empresa

empresa_hosting¿Sueles oír sobre hosting, dominio, páginas webs, y sientes que están hablando en otro idioma? Ante esto debes saber que son términos muy útiles en lo que se refiere a las empresas, porque permite que sea más conocida, y por sobre todo que obtengas más ventas que del método tradicional.

Debido a la importancia que tiene en el mundo tecnológico de hoy, a continuación les explicaremos en detalle de qué se tratan para que pueda aplicarlos y utilizarlos en su vida.

En primer lugar debes saber que el dominio de una página es el que permite que identifiques tu marca en el mundo de Internet, es decir que es el nombre por el cual todos te conocerán.

Ahora bien, es posible contar con variados dominios con todas las terminaciones que deseemos -ya sean .com, .net, .org, etc.-

Es posible registrar un dominio sin tener una página web, pero esto es útil solo para las empresas que no desean desarrollar ningún proyecto web, y destinar sus estrategias en revender.

La importancia del hosting

Un hosting es el servicio que permite publicar tu propia página web, es decir que para poder dar a conocer tu empresa al mundo de Internet es preciso contar con un servicio de hosting  que te dará acceso a un servidor que estará siempre conectado. Es preciso mencionar que cuando se tiene un hosting, te ofrecen una pequeña parte del disco duro que tiene el servidor para poder publicar las páginas web, y de esta manera cada sitio tendrá su propio alojamiento de dominio,  así como también sus propias direcciones de email.

Idealmente es mejor que se registre el dominio y el servicio de hosting en el mismo lugar, no obstante es posible hacerlo inclusive en países distintos, lo importante es que se deben redirigir los DNS para que apunten a los servidores de tu hosting.

 

El impacto de la factura electrónica en las Pymes

pymes_facturaCambiarse del antiguo sistema de facturación a factura electrónica significa todo un nuevo mundo, especialmente para las empresas que llevan años de servicios.  En el caso de las Pymes, una de las grandes ventajas de cambiarse al modelo electrónico, es percibir de forma instantánea todo el proceso, ya que no es preciso esperar mucho tiempo para vislumbrar los ahorros y mejoras que representa esta nueva tecnología para tu empresa.

Ahorro de tiempo

En otras palabras, al contar con un servicio de factura electrónica , una empresa puede ahorrarse un 80% en el proceso de elaboración y envío de facturas impresas. Asimismo gracias a esta nueva tecnología las Pymes pueden eliminar casi por completo el uso de servicios de mensajería para hacer llegar las facturas a sus clientes, porque con este mecanismo es posible  enviarlas a la cuenta de correo electrónico de su cliente sin ningún costo (ni para la empresa ni para el cliente)

El tiempo es otro de los beneficios de las facturas electrónicas, pues las facturas llegan en solo minutos; no como hace décadas, cuando se corrían los riesgos de que no llegara a tiempo, o incluso de que se perdieran en el camino.

Agilidad en los procesos

Al contar con esta tecnología la relación con el cliente es mejor, pues la rapidez del proceso hace que todo se más eficiente, al contrario de lo que sucedía antes donde los proveedores se demoraban mucho tiempo en emitir una factura, lo que evidentemente dificultaba el proceso contable de la otra empresa, desordenando los flujos presupuestarios, lo que originaba tensión entre ambas partes.

Ahora ya lo sabes, no puedes quedarte en el pasado, ni menos atrás de los otros negocios del rubro, pues gracias a la facturación en línea podrás saltarte muchos obstáculos, entregar un mensaje de modernización a tus clientes y proveedores, además de agilizar tu negocio.

Los avances de la facturación electrónica en Chile

En 2014, la ley nº 20.727 comenzó paulatinamente a traspasar las gestiones empresariales de las compañías en Chile a la facturación electrónica. En un primer paso fueron las grandes organizaciones, luego las pymes, hasta llegar a un cien por ciento de operatividad en 2018, según indicaciones del Servicio de Impuestos Internos.

Lo cierto es que la modernización de este proceso trae múltiples beneficios. El propio SII dispone de una plataforma gratuita e intuitiva para la facturación de las empresas. También, cada vez surgen nuevos software de pago aún más eficiente para brindar un amplio abanico de soluciones a los empresarios.

En definitiva, estas plataformas digitales permiten generar facturas, notas de crédito, guías de despacho, entre otros documentos de utilidad en la administración de una compañía. La correcta implementación se asocia a reducción de costos, agilización y seguridad en la rendición de cuentas.

 

Tips para prevenir accidentes laborales

foto_26290Los accidentes laborales son cada vez más comunes dentro de las empresas. Muchas veces los procesos se vuelven rutinarios, lo que implica que podemos cometer errores y terminar protagonizando algún mal momento. Los expertos en ingeniería en prevención de riesgos aseguran que es tanto responsabilidad de los empleados como del empleador garantizar que se cumplan las reglas básicas para que no tengamos que protagonizar un error.

A continuación detallamos algunos aspectos importantes a considerar con respecto a los accidentes laborales.

Asesorarse por expertos

En primer lugar debemos preocuparnos muy seriamente del mantenimiento a las máquinas. Cuando alguna parte de estos procesos falla se pueden ocasionar accidente incluso fatales. Es importante destacar que no importa el rubro del cual estemos hablando, los accidentes laborales pueden darse en cualquier contexto. Un accidente laboral, según los ingenieros en prevención de riesgos y medio ambiente puede ser desde una caía desde un poste o electrocutarse.

Cuidar a los trabajadores

Según uno de los últimos estudios de accidentabilidad la mayor parte de casos ocurre porque los funcionarios no descansa lo suficiente. Los dueños deben priorizar los descansos de sus trabajadores ya que el 50% se genera cuando están cansados. Para evitar esto es recomendable fiscalizar adecuadamente los turnos y transmitir la importancia de los descanso a sus trabajadores. Otra de las recomendaciones más sugeridas es crear un manual o reuniones periódicas con los miembros de la empresa para que todos tengan un espacio para plantear que es lo que les preocupa de las tareas cotidianas.

Trabajar con personal certificado

Es sumamente importante que trabajemos con los procesos y especialistas certificados. Por ejemplo es sumamente inseguro pidamos ayuda a ingenieros en prevención de riesgos autorizados. Por otra parte debemos recordar que podemos estar expuestos a multas si no cumplimos con los protocolos mínimos de seguridad en una empresa. Pero el motivo más importante para implementar medidas de seguridad es la integridad de nuestros empleados.

La labor de un prevencionista de riesgo

Y si bien la labor de un prevencionista de riesgo en su empresa puede parecer exagerada, debe saber que es esencial para su correcto funcionamiento, debido a que le permitirá minimizar o mejor aún, anticiparse  a un posible daño que ocurra. Es decir  que ante una situación que es inherentemente riesgosa, las personas toman medidas por si el riesgo se materializa y se convierte en un peligro para su integridad; un ejemplo claro de esto es que el prevenicionista de riesgo elabora un plan sobre cómo actuar ante un terremoto, y lo enseña a los trabajadores, de esta manera ellos sabrán exactamente cómo actuar ante esta situación (que es muy común en nuestro país) y se podrán evitar muchos accidentes, o incluso muertes.

Esta labor incluye  un cierto sistema organizativo de la actividad, así como también la utilización de uniformes  adecuados  para la protección de la salud del trabajador, como por ejemplo cascos, zapatos de seguridad, o ropa que protege contra el fuego o de sustancias combustibles que puedan inflamarse.

Asimismo estudia cuáles son los peligros a los cuales se exponen los empleados, asignan un valor numérico a los riesgos detectados teniendo en cuenta la gravedad y sus potenciales daños, los ordenan por jerarquía y prioridades. Luego de que el dueño de la empresa reciba los resultados, podrá poner el plan en ejecución y posteriormente resolver los problemas y contar con alta seguridad para sus empleados.

 

¿Por qué contratar un guardia de seguridad para su empresa?

casetas_guardiaLos actuales niveles de delincuencia que enfrenta nuestro país se han convertido en un problema serio para las personas, tanto particulares como empresarios. En este aspecto, contar con un guardia de seguridad especialmente para su empresa es un alivio.

La inseguridad en que vivimos actualmente es sin duda una de las principales razones para contratar un guardia de seguridad, sin embargo para ello hay que tener en cuenta algunos factores cave como su formación y los elementos mínimos que éste necesita para cumplir con su trabajo.

Entre los principales recursos que deben estar a disposición del guardia se encuentra la caseta. Este tipo de instalaciones son modulares por lo tanto se trasladan de forma rápida y sencilla de un lugar a otro con el fin de ubicarlas en la posición más óptima de acuerdo al tipo de instalación en donde se encuentra.

El lugar estratégico en donde se ubica el guardia es importante también para dar la sensación de seguridad en la empresa, esto es tanto para los trabajadores como para los clientes a quienes se les da la idea de una organización que se preocupa por la seguridad de sus trabajadores y clientes.

Prevención y monitoreo

Entre las principales labores que tiene un guardia privado de seguridad se encuentra prevenir hechos delictuales el interior de la propiedad, para ello debe contar con los elementos necesarios para enfrentar a los intrusos y para contactar a los refuerzos.

Además de ser un elemento de prevención, el guardia de seguridad se encarga de monitorear la actividad al interior de la empresa. Si en ésta se atiende público es parte de su trabajo también el manejar los proceso internos de atención, todo esto con el fin de orientar a los visitantes para indicarles dónde deben realizar sus consultas.

En cuanto a la comodidad del guardia, la caseta representa un aliado importante ya que es en este lugar donde, principalmente los que se encuentran en el ingreso de la propiedad, pasan la mayor parte del tiempo. Considerando esto, las casetas para guardias se encuentran en diferentes colores y dimensiones, entre las más comunes están las de 115×120 centímetros.

Estas son las más pequeñas y se recomiendan para lugares en que el trabajador no debe estar tanto tiempo en ella, es más bien una alternativa de refugio y descanso. Es algo así como el tener un punto fijo de referencia para que lo contacten.

Técnicas de prevención de riesgos laborales

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La prevención de riesgos laborales en la actualidad es un tema que debe preocupar a todas las empresas o compañías del país. Garantizar la seguridad de los trabajadores ejerciendo sus labores es algo indispensable y cada vez se conocen más técnicas y maneras de llevar esto a la práctica. Son varios los puntos en los cuales hay que fijarse para llevar a cabo esta tarea de la mejor manera. ¿Cuáles son? Los veremos ahora:

  • La seguridad en el trabajo: Esta es una disciplina preventiva que estudia todos los riesgos y condiciones materiales relacionadas con el trabajo que podrían llegar a afectar, directa o indirectamente a la integridad física de los trabajadores. Se ocupa del estudio de las condiciones de seguridad de los lugares de trabajo, la maquinaria o equipos, la electricidad o los incendios por ejemplo,

  • La higiene industrial o laboral: Se considera como aquella disciplina preventiva cuyo objetivo fundamental es identificar, evaluar y controlar las concentraciones de los diferentes contaminantes, ya fueran de carácter físico, químico o biológico presentes en el puesto de trabajo y que pueden llegar a producir determinadas alteraciones en la salud de los trabajadores y en el peor de los casos, enfermedades profesionales.

  • Ergonomía: Es aquella disciplina que trata la adecuación entre las diferentes capacidades de las personas y las exigencias de las capacidades demandadas por las tareas de trabajo realizadas. En un principio se dirigía fundamentalmente al estudio y adecuación de las dimensiones de los puestos de trabajo, los esfuerzos y movimientos requeridos por las tareas a las características físicas de las personas.

  • Psicología laboral: Se encarga de aspectos importantes como el tiempo de trabajo, el horario, las pausas, el ritmo de trabajo, así como los temas asociados a la propia organización del trabajo, la carga mental, relaciones laborales, etc.

  • Medicina del trabajo: Es aquella disciplina dirigida a estudiar las consecuencias derivadas de las condiciones materiales y ambientales sobre las personas, procurando establecer junto a las anteriores disciplinas preventivas indicadas, unas condiciones de trabajo que no provoquen enfermedades ni daños a los trabajadores.

La importancia de prevenir los accidentes laborales

No importando el lugar de trabajo, los empleados siempre se encuentran expuestos a sufrir algún accidente si no se toman las medidas necesarias para protegerlos y al mismo tiempo, cuidar el ambiente laboral y el presupuesto. De esta manera, se crean formas para evitar que se susciten los accidentes y haya una cultura en la prevención de riesgos laborales.

udla_prevencion_de_riesgosLa obligatoriedad de implementar la prevención de estos accidentes, es que las empresas añadan a su plana de negocio este sistema, en los cuales se indica detalladamente cómo deben funcionar muchas cosas al interior del espacio de trabajo. Como lo señala la Ley de Prevención de Riesgos Laborales en Chile.

Para lograr que en las empresas se eviten los accidentes o por lo menos disminuyan, se deben realizar distintas fases de investigación, dado que los riesgos laborales en las oficinas de un edificio corporativo son muy distintos a los que ocurren en una mina, por ejemplo. Luego de eso, se aplican las diferentes técnicas de prevención para los diversos puestos de trabajo que existen.

Fases de Investigación en la prevención

  1. Identificar y estudiar los riesgos de los distintos puestos de trabajo.

  2. Generar las medidas preventivas.

  3. Ponerlas en práctica.

  4. Evaluar que las medidas funcionen.

Algunas técnicas de prevención

  1. Medidas de seguridad para evitar los accidentes y que éstos no se produzcan.

  2. Higiene industrial

  3. Aplicar una correcta ergonomía en los puestos de trabajo de todos los empleados.

  4. Evaluar las características de los trabajadores para asegurar un buen ambiente laboral

La finalidad de realizar y aplicar las técnicas de prevención de riesgos, es para asegurar que las funciones del empleador sean hechas de manera óptima y que el trabajador no sufra complicaciones e incidentes que afecte y perjudiquen la salud de las personas que se desempeñan en cualquier puesto de trabajo.

Conoce técnicas de prevención de riesgos laborales

prevención_riesgosLa seguridad es uno de los factores más relevantes al interior de una empresa. Los empleadores, como parte de sus responsabilidades, tienen que contar con profesionales de prevención de riesgos que generen planes adecuados con el fin de proporcionar a los empleados los equipos necesarios para resguardar su integridad física en el desarrollo de sus labores.

Primero que todo hay que dejar en claro que cuando se habla de prevención de riesgos, se refiere a técnicas y/o procedimientos que buscar evitar accidentes, no se trata de los planes de emergencia que determinan cómo actuar ante una emergencia. Como su nombre lo indica, se trata de acciones preventivas.

Entre las técnicas de prevención de riesgos podemos encontrar 3 áreas fundamentales que toda organización debe considerar a la hora de delinear sus protocolos de seguridad de los trabajadores:

  • Seguridad

La medidas de seguridad y las instalaciones adecuadas para el tipo de actividad que se desarrolla en la empresa. Esto implica que si se desarrollan trabajos en altura, los trabajadores deben contar con arneses y andamios diseñados para su labor y que cumplan con la normativa que rige este tipo de estructuras.

Lo mismo ocurre en el caso de trabajos a temperaturas extremas, la ropa de trabajo y las instalaciones deben estar de acuerdo a las exigencias que demanda la actividad.

  • Higiene

Acá se deben considerar los factores de riesgo de cada actividad, se trata de evaluar  y controlar, las concentraciones de agentes contaminantes, ya sea que se trata de los de propagación física, química o biológica. Para ello las acciones de prevención de riesgos deben estar orientadas a un adecuado mantenimiento de los equipos de trabajo y de dotar a los trabajadores de equipos de protección.

  • Ergonomía

Los riesgos a al integridad física no sólo consisten en hechos repentinos, existen factores de riesgo casi imperceptibles a simple vista pero que pueden generar situaciones complejas a largo plazo. De eso se trata la ergonomía, de que los instrumentos y herramientas de trabajo estén en óptimas condiciones para la manipulación de los trabajadores.

Tips para evitar accidentes laborales

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Los accidentes en el trabajo están a la orden del día y pueden producirse en cualquier momento y en cualquier lugar. Es por esto que la prevención de riesgos es algo tan fundamental para cumplir con nuestras funciones de la forma más segura. Y es que ya sea por descuidos o por desconocimiento se cometen muchos errores que pueden impactar directamente en nuestra salud. Además, hay que tener ojo con otros elementos, ya que los equipos y herramientas en mal estado también pueden producir incapacidad o incluso la muerte.

Para que aprendas cómo prevenir los accidentes laborales, aquí puedes encontrar algunos consejos y evitar pasar malos ratos.

  • Se debe crear un ambiente seguro a través de un programa en donde se comprometan diversos cargos de la empresa, como los jefes, los empleados y los representantes. Deben ser asesorados por expertos en higiene y seguridad laboral.

  • El personal de una determinada compañía o empresa debe estar capacitado para desarrollar el trabajo asignado.

  • Los individuos, siempre deben estar motivados y  felices con las actividades que se realizan día a día. Con ello pondrán una atención más detallada.

  • Nunca hay que trabajar en condiciones de inseguridad o velocidades excesivas. Tampoco se deben realizar bromas pesadas durante el horario de trabajo.

  • Se debe dar mantenimiento constante a las máquinas, equipos o herramientas que se manejan directamente.

Otro punto importante destacan los especialistas es que se debe descansar adecuadamente, debido a que alrededor del 50 por ciento de los accidentes más frecuentes o habituales se generan por los trastornos del sueño, como el insomnio, la apnea, los ronquidos y la somnolencia diurna. Por todo lo anterior es que hay que estar muy alerta para trabajar de una forma segura, sin exponer tu salud.