Cómo optimizar el tiempo en las empresas

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Gestión del tiempoComo reza el dicho, el tiempo es oro y en el mundo empresarial y de los negocios, contar con trabajadores que sepan hacer un buen uso de las horas es fundamental con miras a mejorar la productividad para con los clientes, agilizar los procesos de comunicación dentro y fuera de la empresa y por supuesto, aumentar la competitividad.

No está de más decir que un profesional polivalente, que pueda ejecutar diversas tareas en el menor tiempo posible, es lo más rentable para empresas que necesiten reducir costos y maximizar ganancias, sobre todo en las pequeñas y medianas empresas que en ocasiones no cuentan con un colchón económico en sus inicios.

Ahora bien, para lograr esta velocidad, es necesario analizar tareas en concreto que permitan lograr esos objetivos y decidir cuáles son las que más convienen.

Claves para reducir los tiempos

Lo primero que hay que hacer, es identificar los tiempos que requieren cada labor y en base a eso, trabajar, así como reducir el tiempo asignado originalmente.

También es necesario identificar el por qué ocurren las pérdidas de tiempo, lo cual puede deberse principalmente, a hábitos obsoletos que las mentes van fijando como patrones que en ocasiones son aceptables pero en otras, no resultan más que un lastre.

Una buena forma de entender qué hábitos sirven y cuáles se deben desechar, es realizar cursos de gestión del tiempo que fomenten a cada colaborador el trabajo eficaz y la optimización de procesos, dejando de lado actividades que no quepan en un horario de trabajo, salvo casos excepcionales.

Un método básico de organización es una agenda, sin embargo, el papel se hace obsoleto, por lo que implementar un sistema de medición de horas y cargas de trabajo puede ayudar a organizar mejor las labores; es bueno trabajar, pero también hay que saber cuándo hacer un alto y descansar o almorzar.

Además, los cursos de gestión del tiempo pueden ayudar a detectar “ladrones de tiempo” -visitas inesperadas, papeleo, deficiencias en la comunicación, disciplina escasa-, algo que debe realizarse sí o sí, de lo contrario conviviremos constantemente con esas distracciones que escapan a los hábitos personales.

La autodisciplina

Para lograr que el tiempo destinado para desarrollar todas las funciones dentro del día al interior de una empresa, es necesario que cada trabajador sepa y mantenga un orden de las tareas que debe realizar, en pro de optimizar su tiempo lo mayor posible y a su vez, la gestión de éste en la organización se vea reflejado por el compromiso de cada empleador.

La gestión del tiempo de manera óptima, es una herramienta muy potente para cada función y rol, llevando a cabo efectivamente cada una de las tareas. Pues la autodisciplina, es un hábito que requiere tiempo de práctica y muchas veces, viene de la mano con que es parte de la cotidianidad de las personas, lo que hace mucho más efectivo su uso dentro de una empresa.

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