La importancia de un ERP

Al crear una empresa son muchos los consejos y datos que se reciben por parte de los expertos y quienes lo hicieron antes. Uno de estos es que es importante contar con un ERP en la organización. Pero, ¿qué es un ERP? Según la sigla en inglés: enterprise resource planning o planificación de recursos empresariales.

Un ERP es un conjunto de sistemas de información que permite integrar algunas de las operaciones de una empresa, tales como la producción, los envíos, la contabilidad, el inventario y la logística de los procesos con los que necesitamos cumplir. Es decir, es un solo sistema con una base de datos centralizado que colabora con el monitoreo de las tareas de las áreas antes mencionadas.

La importancia de contar con un ERP en una empresa es vital. Esto de debe a que poder manejar ciertos procesos desde un ERP colabora con apoyar a los clientes de la empresa, entregar respuestas y soluciones en corto plazo y al mismo tiempo, poder manejar de manera eficiente y eficaz la información interna para tomar decisiones indicadas y minimizar los costos.

Qué ERP elegir

Hoy, los sistemas de planificación de recursos empresariales se adaptan a todo tipo de empresa y deben ser elegidos según el tamaño, el tipo, los servicios o productos y recursos, entre otros, que posee la organización.

Actualmente, el mercado ofrece dos grandes grupos de softwares de solución para satisfacer las necesidades de una empresa. El primero, son los ERPs verticales, que son adaptados para una determinada industria para responder a necesidades puntuales de ésta. El segundo grupo son los ERPs horizontales y se pueden utilizar en cualquier tipo de empresa debido a que entregar la alternativa de poder ser adaptados a un determinado conjunto de características, según las necesidades.

​5 características de los Software ERP basados en la nube

Para cualquier empresa innovadora que busque mantenerse en la vanguardia de las tecnologías de gestión empresarial, un elemento fundamental a incorporar como herramienta para la administración del negocio es el software ERP (Enterprise Resource Planning).

Se trata de un sistema que concentra la información de todos los procesos de compañía en una sola plataforma, que automatiza su funcionamiento, aumentando también la productividad y disminuyendo los riesgos a los que todo negocio se ve enfrentado.

En el último tiempo, este software ha sido complementado por “la nube”, un modelo tecnológico utilizado para ofrecer servicios online. Este sistema permite acceder a información mediante la conexión a internet y, por ahora, se ha transformado en el principal medio por el que las empresas prestan servicios.

Pero, ¿de qué se trata el ERP basado en la nube?

Un software ERP basado en la nube es un sistema que presta el mismo servicio que un ERP convencional, pero mediante un servidor online, construido y mantenido exteriormente por el proveedor.

El software se basa en modelo SaaS (Software as Service), que requiere de un pago para acceder al servicio de ERP, pero la diferencia es que, como se hace online, no es necesario descargarlo o instalarlo en el computador. Estas son sus principales características.

1. El ERP basado en la nube tiene la ventaja de ser muy rápido de implementar, lo que significa una menor inversión para su operación y mantenimiento, porque de eso se encarga el proveedor externo.

2. Es de menor costo, ya que se trata de un software multi alquiler, es decir, que todos los clientes están usando la misma versión. Así, el proveedor optimiza las actualizaciones del sistema, haciéndolo más consistente y más acorde a las necesidades de las empresas actuales.

3. Por lo anterior, las actualizaciones de estos software ERP en la nube son rápidas y no interrumpen el funcionamiento del sistema, por lo que no requiere un esfuerzo por parte del cliente ni genera inconvenientes para la compañía.

4. Son confiables. Es fácil de chequear si los ERP en la nube cumplen con los requerimientos básicos de seguridad, porque son frecuentemente analizados y certificados por organizaciones internacionales, como la Unión Europea, que tiene uno de los requerimientos de privacidad más estrictos del mundo.

5. Los software ERP en la nube también realizan copias de seguridad constantemente, para tener un respaldo de toda la información importante de una empresa en caso de una catástrofe.

Por todo esto, es importante enfocarse en analizar la oferta de proveedores que hay en el mercado, y revisar que cumplan con estas características principales, para asegurarse de que esta importante inversión tenga un impacto positivo para la empresa.

​La importancia del soporte técnico al implementar un nuevo software

Implementar un nuevo software siempre es de gran ayuda para mejorar y facilitar los procesos internos de una empresa o una iniciativa personal. Sin embargo, a pesar de parecer una tarea simple, requiere de ciertos resguardos que se deben tener en cuenta para evitar que una buena oportunidad se transforme en un dolor de cabeza y te haga perder tiempo y dinero.

Por eso, es necesario contar con un soporte técnico para este nuevo sistema o programa computacional, que sea capaz de respaldar tu inversión al responder y solucionar todos los problemas que puedan surgir en este nuevo equipamiento digital.

Esta asistencia técnica es ofrecida por empresas para que sus clientes solucionen sus problemas al utilizar estos nuevos productos tecnológicos. El soporte los ayuda a resolver dudas o corregir los errores que surgen en la implementación de un nuevo software, ya sea en empresas o en el uso personal de un nuevo sistema.

Cuando invertimos en un software que promete optimizar los procesos computacionales que buscamos, esperamos que todo funcione a la perfección. Por eso, un buen soporte técnico ayuda a prevenir complicaciones, y las soluciona de manera rápida y efectiva, facilitando el uso y eliminando costos adicionales que puedan surgir.

Por todo esto, es de vital importancia contar con un soporte técnico que disponga de personal calificado, capaz de mantener los sistemas en perfecto funcionamiento, sin que eso signifique más gastos de los que un negocio, o nuestro propio bolsillo, puedan aguantar.

Una buena asistencia para software comprende un asesoramiento que ayude a optimizar la actividad de los sistemas informáticos, solucionando los problemas que puedan surgir en esta área, sin que sea necesario para una empresa contar con un equipo de IT propio. Esto requeriría de un alto grado de especialización y un gasto importante de dinero.

Algunos servicios de soporte técnico, además de prestar la ayuda necesaria para un software defectuoso o deficiente, también capacitan a los usuarios para que, en situaciones menos complejas, puedan actuar ellos mismos. Esto mejora y simplifica la gestión de la infraestructura tecnológica del nuevo sistema, y además minimiza interrupciones y riesgos.

La capacitación empresarial y el sistema ERP

erp.okUno de los secretos para mantenerse bien formado como persona y como trabajador, es aprender constantemente . Quién no lo haga, toma una mala decisión, un ejemplo claro de una persona que se niega a aprender sería, un trabajador que se opone a dejar de utilizar la máquina de escribir y no quiere entrar al mundo digital, por lo que no puede utilizar programas como Microsoft Word.

Por su parte, el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es una de las maneras de modernizar y dinamizar los procesos dentro de una empresa. Pero por tratarse de un software requiere de una formación para los empleados que lo utilizan para una mejor administración de las labores a realizar dentro de este sistema.

Una capacitación empresarial y la del ERP, puede pensarse que recae en el empleado, sin embargo, no es así es una cadena de producción donde el sistema de planificación de recursos empresariales se pone a disposición del personal y viceversa.

Claro debe estar que si se mejora el sistema de ERP, se actualiza o simplemente se cambia porque su fin no se cumplió. Será necesario que de nuevo se destine un tiempo como empresa a capacitarse en dichos cambios ya que los ERP se manejan de forma precisa que un simple error en las acciones puede evitar que el sistema ande a la perfección.

Una persona que esté en medio del mundo empresarial debe manejar los conceptos y sistemas que rodean a los negocios. Por eso, es importante que las empresas tengan el sistema de planificación de recursos empresariales, ya que es parte de la capacitación constante, necesaria para no quedarnos estancados como profesionales.