Como implementar con éxito la facturación electrónica en tu empresa

facturacion_electronicaHoy la facturación electrónica es una realidad a la que se ven obligadas a sumarse una importante cantidad de empresas medianas y pequeñas de nuestro país. Sin embargo no sólo basta con cumplir con las exigencias tecnológicas de la legislación para lograr una exitosa implementación.

Por ello, es necesario que las empresas que deban adoptar este nuevo sistema tributario puedan identificar los aspectos importantes, para evitar que el proceso de implementación se convierta en algo tortuoso y complicado.

Lo importante es tener en cuenta que la factura electrónica es un beneficio real, que transforma un proceso ya obsoleto en el que se veía involucrada una alta carga manual que era muy improductiva. Con la nueva plataforma tributaria, esta necesidad de facturación se enmarca en una nueva dirección financiera que tiene acceso a la información en tiempo real sobre las cuentas por cobrar y pagar.

Más allá de un cambio técnico
Para que este proceso de implementación pueda alcanzar el éxito, es importante que la solución informática escogida (propia o contratada a un proveedor externo) permita la visibilidad del estado de las facturas electrónicas. El flujo de intercambio presente en esta modalidad requiere que se pueda acceder de forma fácil y expedita al amplio conjunto de soluciones con las que la plataforma cuenta.

Además, es importante contar con una conexión directa con los socios, garantizando el resguardo de la información y la confidencialidad de los datos de cada transacción que se ven involucrados en estos procesos.

Paralelo a esto, la solución informática escogida debe permitir un seguimiento completo y el control de los datos intercambiados. Con ello, la eficacia de la comunicación y la relación con los terceros se ve incrementada con esta nueva forma de facturar.

Como se ve, la implementación de la factura electrónica no tiene que ver con la aplicación de un cambio técnico, sino que es un desarrollo informático que exige a las empresas adaptarse y conocer a cabalidad los beneficios a los se les puede sacar provecho.

Facturación electrónica: conoce los beneficios para las empresas

factura_electronica El 1 de noviembre del presente año entró en vigencia la ley que obliga a las empresas, cuya facturación sea superior a las 100 mil Unidades de Fomento (2.340 millones de pesos, aproximadamente), a utilizar el método de facturación electrónica en sus transacciones.

Este es un procedimiento que ha tenido bastante éxito producto de la masificación en el uso y aplicación de diversas tecnologías para la administración de negocios.

Producto de la comodidad y fácil acceso a Internet, la utilización de diversas herramientas tecnológicas, en línea y software, han permitido que los procesos administrativos de las empresas se agilicen y ordenen. Dejar de lado el papel no sólo es beneficioso para el medio ambiente sino que también implica un ahorro para la organización en materia de tiempo y dinero.

Respecto a la Ley Nº 20.727, que exige la facturación electrónica a grandes empresas, ésta también contempla excepciones para esas organizaciones que presenten algún tipo de dificultad para implementar este método. Las razones para excusarse de cumplir esta norma son: carecer de cobertura de datos móviles o fijos, o no tener acceso a energía eléctrica; o de contribuyentes ubicados en lugares decretados como zonas de catástrofe.

Una dificultad que algunas empresas pueden encontrar para poner en práctica esta medida puede ser el acceso a un sistema de facturación electrónica confiable. Respondiendo a esta problemática es que el Servicio de Impuestos Internos, SII, tiene disponible en su sitio web una aplicación gratuita para emitir Documentos Tributarios Electrónicos.

Beneficios de un software de facturación electrónica

Como lo mencionamos anteriormente, uno de los beneficios que conllevan las facturas electrónicas es reducir la contaminación producto de los desechos de papel. Pero a ello se suman ventajas más directas para la empresa, sobre todo en aspectos como la economía y tiempos dedicados a la administración del negocio.

Esta norma es obligatoria para grandes empresas, y precisamente al tratarse de organizaciones que mueven grandes cantidades, el ahorro es importante sumado a la optimización de los procesos y tiempos de facturación y recepción de documentos.

Todos estos beneficios implican que la empresa destine ese tiempo a otras tareas como mejorar la productividad y su capacidad de competencia en el mercado. Otros beneficios a destacar de la factura electrónica son:

  • La eliminación del timbraje de facturas en oficinas del SII.
  • Adiós al almacenamiento físico de los documentos disminuyendo el riesgo de pérdida de documentos.
  • Se difiere el pago del IVA, del día 12 al 20 de cada mes, al pagar por Internet.

Si bien de momento la ley sólo obliga a las grandes empresas a sumarse a la factura electrónica, de forma paulatina deberán sumarse las pequeñas y medianas, en agosto de 2016; y las micro-empresas, desde febrero de 2017.